かつて日本に居住した外国人が、母国に戻ってから、日本時代の記録が必要になることがあります。
このようなときに、日本の出入国在留管理庁が保有している外国人登録原票・出入国記録・その他の在留資格関連の申請情報などを、日本にいる方（友人や行政書士など）に委任して、代理人として個人情報開示請求手続きを行う方法について解説します。
入管に開示請求できる情報は3区分
入管に開示請求をできる書類は大きく言って以下の3種類です。
外国人登録原票
・概要 平成２４年７月９日の外国人登録法廃止以前に、外国人が市区町村に登録の申請をしていただいた下記の（１）から（24）の個人情報が記載されています。
（１）氏名、（２）性別、（３）生年月日、（４）国籍、（５）職業、（６）旅券番号、（７）旅券発行年月日、（８）登録の年月日、（９）登録番号、（10）上陸許可年月日、（11）在留の資格、（12）在留期間、（13）出生地、（14）国籍の属する国における住所又は居所、（15）居住地、（16）世帯主の氏名、（17）世帯主との続柄、（18）勤務所又は事務所の名称及び所在地、（19）世帯主である場合の世帯を構成する者（世帯主との続柄、氏名、生年月日、国籍）、（20）本邦にある父・母・配偶者（（19）に記載されている者を除く。氏名、生年月日、国籍）、（21）署名、（22）写真、（23）変更登録の内容、（24）訂正事項
・請求先 出入国在留管理庁総務課出入国情報開示係
所在地：〒１６０－０００４ 東京都新宿区四谷１－６－１ 四谷タワー１３Ｆ
電話：０３－５３６３－３００５
・申請書申請書と解説リンク（出入国在留管理庁） https://www.moj.go.jp/isa/publications/privacy/foreigner.html
出入（帰）国記録マスタファイル
・概要 日本人出帰国記録は昭和48年（1973年）4月1日以降、外国人出入国記録は昭和45年（1970年11月1日）以降から、現在までの記録を開示請求できます。
・申請書と解説リンク（出入国在留管理庁）
https://www.moj.go.jp/isa/publications/privacy/record.html
その他の入管が保有している個人情報
その他、個別の在留資格認定証明、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請書など書類は、その申請を提出した各地方の出入国在留管理局に申請します。
申請の方法などは、別コラム＜在留資格 | 保有個人情報開示請求について（2025.1.18更新）＞をご覧ください。
海外から日本の誰かに委任する場合
ご本人が海外にいる場合、入管への個人情報開示請求は、日本にいる知り合いや在留資格に詳しい行政書士などの委任する場合が多いかと思います。入管は、請求された個人情報を、正式な委任状を受けた代理人の住所に送付します。
このとき必要なものは「委任状（と郵送された封筒）」「保有個人情報開示請求書」「本人確認の情報（①代理人②開示請求者本人）」
委任状
委任状は下記のイメージです。出入国在留管理庁のHPからダウンロードできます。https://www.moj.go.jp/isa/content/001417646.pdf
この委任状に、自筆でサインをし、日本の代理人に郵送します。
海外から委任状の送付の場合は、この封筒（消印必要）や配達証明が「委任者の住所から代理人の住所に送られたこと」の証明になりますので、申請時には委任状と封筒実物を申請書と合わせて出入国在留管理庁に提出します。
申請書
申請書は、代理人が書きます。この時、申請者とは代理人か外国人本人か記載に迷いますが、申請書では代理人が「申請者」となります。外国人本人は「開示請求者本人」との位置づけです。
３．本人証明の書類
１）開示請求本人の情報
印鑑証明がある方（3か月以上の中長期滞在の方は日本に住民票登録しますので印鑑証明作成も可能です）は印鑑証明で本人確認しますが、海外にお住いの外国人ではそのようなことはないので、別の方法による組み合わせとなります。
実際には、申請前に、開示請求する出入国在留管理庁の窓口に事前確認するのが良いですが、概ね以下のようなものです。
１．現在有効なパスポート
２．政府発行のIDカード、年金証書
３．海外の住所がわかる保険証書、公共料金の支払いコピーなど
また、出入国在留管理庁が書類を探すのに手がかりとなるようなものも、日本の代理人に送ってください。
日本の年金手帳、過去のパスポート、その他などです。
どうして、こんな面倒なことをするかというと、開示請求者本人の確認と住所確認の2つが求められるからです。
日本と違い、印鑑証明も住民票もありませんので、代替手段で確認するわけです。
サイン一枚でできる委任状が本当に外国人「本人」の記載「住所」から送られてきたかを証明するためです。
そのため、ＩＤやパスポートなどの典型的な証拠ももちろん必要ですが、それだけでは住所の説明ができないので、その委任状に記載されている委任者の住所から送られてきた消印付きの封筒や配達証明の現物と、その住所に委任者が住んでいることを示す、公的機関等が発行した書面（なければ火災保険証書）など複数の書類が必要になるのです。
２）代理人の本人証明
これは、日本でオーソドックスな自動車運転免許証、健康保険証、マイナンバーカードでできます。郵送で申請する場合はこれに加え、住民票が必要となります。
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